Funktionen & Anwendungsfälle

Was der Assistent mit 1CRM tun kann – unabhängig davon, ob Sie Claude, Microsoft Copilot, Gemini oder ChatGPT verwenden. Sie formulieren das Anliegen in Alltagssprache; der Assistent wählt die passenden Werkzeuge selbst.

Termin vorbereiten · Auswerten & Überblick · Nach Gespräch oder E-Mail pflegen · Angebot erstellen · Alle Werkzeuge

Anwendungsfälle

Termin vorbereiten

Vor einem Kundentermin alles Relevante zu einer Firma auf einen Blick – statt sich durch Reiter und Unterbereiche zu klicken.

„Fasse alles zur Muster GmbH zusammen: Ansprechpartner, offene Verkaufschancen, letzte Aktivitäten und offene Rechnungen.“

„Was ist seit dem letzten Termin mit Frau Schmidt passiert?“

Werkzeuge: list_records, get_record, list_related

Auswerten & Überblick

Fragen an den Datenbestand in Alltagssprache: Filter, Zeiträume und Sortierung übersetzt der Assistent selbst.

„Welche Verkaufschancen über 10.000 € schließen in diesem Quartal? Sortiert nach Betrag.“

„Welche Rechnungen sind seit mehr als 30 Tagen überfällig, und bei welchen Firmen?“

Werkzeuge: describe_model, list_records

Nach Gespräch oder E-Mail pflegen

Notizen, Aufgaben und neue Kontakte direkt aus dem Gespräch heraus anlegen und mit Firma oder Verkaufschance verknüpfen.

„Lege Max Mustermann als Kontakt bei der Muster GmbH an, Telefon +49 711 123456, und verknüpfe ihn mit der Verkaufschance „Projekt X“.“

„Erstelle eine Aufgabe für nächsten Dienstag: Angebot bei Frau Schmidt nachfassen.“

Werkzeuge: create_record, update_record, link_records

Angebot erstellen

Direkt aus Firma und Produktliste – oder, nachdem Sie mit dem Assistenten den Projektumfang besprochen haben, auf Basis eines bewährten Angebots mit angepasster Beschreibung und angepassten Positionen. Firma und Produkte dürfen per Name oder Artikelnummer genannt werden.

„Erstelle ein Angebot für die Muster GmbH über 2× MB-512S und 3 Entwicklungstage.“

„Bitte erstelle ein Angebot für das Projekt für die Muster GmbH, verwende als Vorlage das Angebot 2026-1234.“

„Nimm statt drei fünf Entwicklungstage und beschreibe sie als Anbindung des Webshops.“

Produktverknüpfung bleibt erhalten – jede Position zählt weiter in der Statistik nach Produktkategorien.
Daten der neuen Firma: Rechnungs- und Lieferadresse, Zahlungsbedingungen, Versandart, Standardrabatt, USt.-IdNr. und Steuerkennung kommen aus der Firma, nicht aus der Vorlage. Der Rabatt des Vorlagen-Kunden wird nicht übernommen.
Steuer: Steuerkennung der Firma (z. B. steuerfrei bei innergemeinschaftlicher Lieferung), sonst die des Produkts, sonst die Standard-Steuerkennung.
Eigene Positionstexte: Ein generisches Produkt wie „Entwicklungstag“ kann projektspezifisch benannt und beschrieben werden; neu eingefügte Produkte erhalten sonst ihre Produktbeschreibung als Kommentar.
Zahlungsbedingungen: aus der Firma oder der Vorlage; fehlen beide, fragt der Assistent nach.
Rabatte auf einzelne Positionen lassen sich über die API nicht speichern – der Assistent weist darauf hin, sie werden in 1CRM nachgetragen.

Werkzeuge: get_quote_template, create_quote

Alle Werkzeuge (12)

Entdecken

Der Assistent findet selbst heraus, welche Bereiche, Felder und Auswahlwerte Ihr 1CRM hat – auch eigene Felder und Module.

`list_modules`	Verfügbare 1CRM-Module auflisten.
`describe_model`	Felder, Auswahllisten, Filter und Verknüpfungen eines Moduls anzeigen.

Lesen & auswerten

Suchen, filtern, zusammenfassen. Jeder Treffer enthält einen Link, der den Datensatz direkt in 1CRM öffnet.

`list_records`	Datensätze suchen und filtern – nach Feldern, Zeiträumen, Beträgen, mit Sortierung.
`get_record`	Einen Datensatz komplett lesen, auf Wunsch mit verknüpften Daten (Kontakte, Aktivitäten, Rechnungen …).
`list_related`	Verknüpfte Datensätze eines Datensatzes auflisten.

Anlegen & pflegen

Schreibzugriffe laufen mit den Rechten des angemeldeten 1CRM-Benutzers und lassen sich serverseitig abschalten.

`create_record`	Neuen Datensatz anlegen.
`update_record`	Bestehenden Datensatz ändern.
`delete_record`	Datensatz löschen – nur wenn serverseitig erlaubt.
`link_records`	Datensätze miteinander verknüpfen.
`unlink_records`	Eine Verknüpfung wieder entfernen.

Angebote

Angebote mit Positionen, Rabatten und Steuern – in einem Schritt, auf Wunsch aus einer Vorlage.

`get_quote_template`	Ein Angebot samt Positionen als Vorlage lesen (per Angebotsnummer).
`create_quote`	Angebot mit Positionen anlegen – aus Firma und Produktliste oder auf Basis eines bestehenden; Produktverknüpfungen bleiben erhalten.

Sicherheit & Rechte

Der Assistent arbeitet immer mit den Rechten des angemeldeten 1CRM-Benutzers – er sieht und ändert nur, was dieser Benutzer darf.
Der Server speichert keine Zugangsdaten und keine 1CRM-Daten; jede Anfrage geht direkt an Ihre 1CRM-Instanz.
Serverseitig lassen sich Schreibzugriffe abschalten (Nur-Lesen), Löschen sperren und die erreichbaren Module eingrenzen. Pro Verbindung können diese Grenzen nur weiter verschärft werden.
Vor dem Ändern oder Anlegen von Daten fragen die meisten KI-Werkzeuge nach einer Bestätigung.

Tipps für gute Ergebnisse

Nennen Sie Firmen, Personen und Nummern so, wie sie in 1CRM stehen – das erspart Rückfragen.
Bei eigenen Feldern hilft der Hinweis „sieh dir zuerst die Felder an“ – der Assistent nutzt dann describe_model.
Lassen Sie sich vor dem Anlegen größerer Datensätze (z. B. Angebote) den Entwurf zeigen und bestätigen Sie ihn.

Noch nicht verbunden? → Installation für Claude, Microsoft Copilot, Gemini und ChatGPT